Protection des renseignements personnels

La présente politique de protection de la vie privée s’applique à La Compagnie d’Assurance-vie Wawanesa (« Wawanesa ») et intègre les dix mesures de protection de la vie privée décrites ci-dessous.

Nous vous encourageons à consulter régulièrement la présente politique pour connaître les changements ou les mises à jour de nos pratiques en matière de traitement des renseignements personnels.

Les définitions qui suivent sont utilisées dans la présente politique de protection de la vie privée :

Le terme « Renseignements personnels » désigne les renseignements concernant un particulier identifiable. Ils comprennent des renseignements que vous nous avez fournis ou qui ont été recueillis par nous par l’intermédiaire d’autres sources. Ils peuvent comprendre vos nom et adresse, votre âge, votre sexe et des renseignements sur vos biens et votre santé. Le « Groupe Wawanesa » désigne Wawanesa et ses sociétés affiliées, y compris sa société mère, La Compagnie mutuelle d’assurance Wawanesa.

1. Responsabilité

Wawanesa possède des politiques et des procédures régissant la manière dont nous traitons vos Renseignements personnels. Il incombe à chaque employé de Wawanesa et à tous les tiers auxquels Wawanesa fait appel de respecter et de protéger les Renseignements personnels auxquels ils ont accès.

Le responsable de la protection de la vie privée de Wawanesa supervise les pratiques de Wawanesa en ce qui concerne l’utilisation, la collecte et la communication de vos Renseignements personnels. Les coordonnées de notre responsable de la protection de la vie privée sont énoncées ci-dessous dans la partie Pour nous joindre.

2. Établissement des fins

Nous pouvons utiliser ou communiquer vos Renseignements personnels aux fins qui suivent :

  • Fournir et gérer les produits et services que vous nous avez demandés.
    Nous utiliserons et divulguerons certains de vos Renseignements personnels afin de pouvoir vous fournir nos produits et services et vous informer si des modifications y sont apportées.
  • Évaluation de votre demande.
    Nous utiliserons et communiquerons certains de vos Renseignements personnels pour présenter des soumissions à l’égard des nouvelles polices d’assurance ou du renouvellement de celles-ci, évaluer votre demande d’assurance, traiter les renouvellements et souscrire des polices.
  • Examen et paiement des réclamations.
    Nous utiliserons et divulguerons certains de vos Renseignements personnels pour examiner les documents relatifs à vos réclamations, déterminer les montants dus à cet égard et prendre les dispositions nécessaires pour le paiement des réclamations.
  • Confirmation de votre identité, protection contre la fraude et gestion des risques.
    Wawanesa et d’autres organisations auxquelles nous avons divulgué vos Renseignements personnels peuvent utiliser certains de vos Renseignements personnels pour vérifier qui vous êtes et pour déceler et prévenir la fraude. Si des renseignements faux ou inexacts nous sont fournis et qu’une fraude est décelée ou soupçonnée, nous pourrions communiquer certains de vos Renseignements personnels aux forces de l’ordre, aux enquêteurs ou aux organismes de prévention des fraudes et nous ou eux pourrions stocker et utiliser ces Renseignements personnels à des fins d’enquête et de tenue de dossiers.
  • Conformité aux exigences légales ou réglementaires, ou ce qu’autorise la loi.
    Nous utiliserons et divulguerons vos Renseignements personnels pour nous conformer à nos obligations légales ou réglementaires liées à la détection et à la prévention du blanchiment d’argent, du financement du terrorisme ou d’autres infractions pénales, communiquer avec les organismes de réglementation ayant compétence, contester ou engager des poursuites ou effectuer des rapports réglementaires. Cela pourrait comprendre la divulgation de certains de vos Renseignements personnels à des tiers, des tribunaux, des organismes de réglementation ou des organismes chargés de l’application de la loi dans le cadre d’enquêtes, de procédures ou de recherches à l’intérieur et à l’extérieur du Canada.
  • Offre de produits et de services qui vous concernent.
    Nous pouvons utiliser et communiquer certains de vos Renseignements personnels pour offrir des produits et des services que nous ou nos sociétés affiliées vous destinons. Si vous ne souhaitez pas que nous ou nos sociétés affiliées communiquions avec vous à l’égard d’offres de produits et de services, veuillez nous joindre.
  • Compréhension de nos clients et développement et adaptation des produits et services.
    Nous traiterons et analyserons vos Renseignements personnels, ainsi que ceux des autres clients de Wawanesa et de ses filiales afin que nous puissions mieux comprendre vos exigences et attentes à l’égard des produits, des services et du marketing, mieux comprendre les activités de Wawanesa et des autres membres du Groupe Wawanesa et développer et adapter les produits et services offerts par Wawanesa et ses filiales.
  • Exploitation efficace de notre entreprise.
    Wawanesa passe des contrats avec des tiers pour nous aider à mener certaines parties de nos activités de manière plus efficace. Les catégories de tiers avec lesquels nous partageons vos renseignements sont décrites dans la partie 5.
  • Changements apportés à nos activités.
    Nous pouvons divulguer tout ou partie de vos Renseignements personnels à un tiers ou à ses conseillers relativement à la vente ou à la réorganisation de tout ou partie des activités de Wawanesa, ou des activités d’une ou de plusieurs de ses sociétés affiliées, afin de procéder à des vérifications diligentes et d’analyser la vente ou la réorganisation proposée.
  • Communication avec vous.
    Nous pouvons utiliser certains de vos Renseignements personnels pour communiquer avec vous par téléphone, courriel, courrier postal, robot conversationnel ou message texte. Nous pouvons conserver des dossiers de notre correspondance avec vous. Nous pouvons également surveiller ou enregistrer les appels et autres interactions avec vous afin d’assurer la qualité du service, de respecter les lois applicables et nos propres procédures internes, et de déceler, d’enquêter et de prévenir les fraudes ou autres activités criminelles.

Si nous établissons une nouvelle fin à l’égard de l’utilisation de vos Renseignements personnels, nous mettrons à jour la présente politique afin de décrire cette fin.

3. Consentement

Lorsque vous faites une demande de produit ou de service auprès de nous, nous obtenons votre consentement pour recueillir, utiliser et communiquer vos Renseignements personnels de la manière décrite dans le formulaire de demande et les autres documents que vous nous soumettez, ainsi que dans la présente politique de protection de la vie privée. Si vous souhaitez retirer votre consentement, vous pouvez nous joindre. Veuillez noter que si nous sommes tenus de recueillir, d’utiliser ou de communiquer des Renseignements personnels en raison d’une obligation légale, vous ne pouvez pas retirer votre consentement à cet égard. De plus, le retrait de votre consentement pour certaines collectes, utilisations ou communications pourrait signifier que nous ne pouvons pas vous fournir les produits et services que vous nous avez demandés.

4. Restriction de la collecte

Nous ne recueillons que les Renseignements personnels qui sont raisonnables à l’égard d’une ou de plusieurs des fins décrites à la partie 2 ci-dessus.

Par exemple :

  • Coordonnées.
    Nous recueillons des renseignements, notamment votre adresse, votre numéro de téléphone et votre adresse électronique, afin de pouvoir établir et maintenir le contact avec vous.
  • Renseignements que vous fournissez sur des tiers.
    Nous pouvons demander des renseignements sur des tiers comme des assurés supplémentaires, des bénéficiaires et d’autres personnes liées à votre police d’assurance. Vous devez avoir leur permission pour nous donner les renseignements les concernant et vous devez leur faire savoir comment nous utilisons leurs renseignements avant de nous les fournir.
  • Renseignements sur la lutte contre la criminalité et la fraude.
    Nous recueillons les renseignements que vous ou des tiers nous fournissez et qui établissent votre identité (comme les permis de conduire, les certificats de naissance et les passeports) et d’autres renseignements connexes (comme les adresses, les numéros de téléphone, les adresses électroniques et les signatures) qui nous permettent de vérifier que vous n’êtes pas soupçonné ou victime de fraude, d’autres infractions pénales ou transactions suspectes, et que vos coordonnées ne figurent pas sur les listes de personnes politiquement exposées et de sanctions émises par les gouvernements et les organisations intergouvernementales.
  • Renseignements financiers.
    Nous pouvons recueillir certains renseignements financiers pour nous assurer que les produits et services que nous vous fournissons sont appropriés et adaptés à votre situation et payer les réclamations.
  • Renseignements médicaux.
    Nous recueillons certains renseignements médicaux de vous ou de tiers comme des médecins, des hôpitaux et d’autres professionnels de la santé afin d’établir votre admissibilité et le prix de nos produits d’assurance, de traiter les réclamations, de détecter et de prévenir la fraude et de gérer notre risque.
  • Renseignements sur les biens.
    Nous recueillons certains renseignements concernant les biens dont vous êtes propriétaire de vous ou de tiers comme le gouvernement et les autorités civiles, ainsi que les prestataires de services privés afin d’établir l’admissibilité et le prix à l’égard de nos produits d’assurance, de traiter les réclamations, de détecter et de prévenir la fraude et de gérer notre risque.
  • Correspondance.
    Nous colligeons la correspondance entre vous et nous, y compris le courrier électronique et postal, les outils et processus de retour d’information des clients, et les enregistrements des appels téléphoniques lorsque vous avez été informé que l’appel pourrait être enregistré, pour gérer nos activités, nos obligations réglementaires et notre relation avec vous, à des fins de formation, pour détecter et prévenir la fraude et pour gérer le risque.
  • Renseignements relatifs aux appareils.
    Nous recueillons des renseignements sur votre système d’exploitation, votre navigateur, vos applications logicielles, votre adresse IP, votre géolocalisation, votre cote de sécurité et d’autres renseignements relatifs à votre appareil afin d’améliorer votre expérience en ligne, de détecter et de prévenir la fraude et de gérer le risque.
  • Renseignements sur l’utilisation des sites Web et des applications mobiles.
    Nous recueillons des renseignements sur votre activité sur nos sites Web et applications mobiles, notamment sur votre comportement de navigation sur nos sites Web et applications mobiles et les liens qu’ils contiennent, les endroits où vous cliquez, les données des formulaires et les téléchargements, ainsi que d’autres données recueillies lors de l’utilisation des outils Web (par exemple, les témoins, les balises Web, le balisage) afin de mieux comprendre vos intérêts et vos besoins pour pouvoir mieux vous servir. Pour obtenir plus de renseignements sur notre utilisation de témoins, veuillez consulter notre politique relative aux témoins.
  • Renseignements sur le repérage des courriels.
    Nos courriels renferment une image invisible de la taille d’un pixel, unique à chaque campagne, qui nous indique si nos courriels ont été ouverts et qui, combinée à d’autres technologies, vérifie s’il a été cliqué sur les liens contenus dans le courriel. Nous pouvons utiliser ces renseignements pour déterminer quels sont nos courriels qui vous intéressent le plus et pour demander si les utilisateurs qui n’ouvrent pas nos courriels souhaitent continuer à les recevoir. Vos Renseignements personnels peuvent faire partie de ces renseignements. Le pixel est supprimé lorsque vous supprimez le courriel. Si vous ne souhaitez pas que le pixel soit téléchargé sur votre appareil, veuillez choisir de recevoir des courriels de notre part en texte clair plutôt que HTML, ne cliquez pas sur les liens que nous vous envoyons ou désinscrivez-vous de la liste d’envoi de nos courriels.

5. Restriction de l’utilisation, de la divulgation et de la conservation.

Nous n’utiliserons ou ne divulguerons vos Renseignements personnels qu’aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et de la manière indiquée dans la présente politique de protection de la vie privée.

Nous divulguerons vos Renseignements personnels aux organisations et aux fins indiquées ci-dessous.

  • Application de la réglementation et de la loi.
    Nous divulguerons vos Renseignements personnels à des tiers, y compris les organismes de réglementation et d’application de la loi, les organisations de lutte contre le blanchiment d’argent, le terrorisme et la fraude en cas de soupçon d’activité criminelle ou d’autre activité illégale afin de détecter et de prévenir la fraude ou lorsque nous sommes autrement tenus de satisfaire à une obligation légale qui nous a été imposée, comme dans le cas d’une ordonnance judiciaire.
  • Membres du Groupe Wawanesa.
    Nous partagerons les Renseignements personnels parmi les sociétés affiliées au sein du Groupe Wawanesa pour compiler et examiner des statistiques et à d’autres fins d’analyse, à des fins légales et réglementaires, pour développer et vous proposer des produits et services nouveaux ou différents, pour veiller à ce que les renseignements dont nous disposons à votre sujet soient corrects et pour gérer notre relation avec vous.
  • Prestataires de service.
    Nous faisons appel à des sociétés affiliées au sein du Groupe Wawanesa ou à des tiers pour fournir certains produits et services en notre nom ou pour nous permettre de vous offrir et de vous fournir nos produits et services. Ces tiers comprennent ceux qui suivent :
    • des mandataires, des courtiers et des administrateurs tiers;
    • des prestataires de services de souscription;
    • des réassureurs;
    • des réseaux d’information sur la santé et des professionnels de la santé;
    • des analystes de marché et de satisfaction des clients;
    • des prestataires de services de stockage et d’archivage des documents;
    • des prestataires d’analyses de données et autres prestataires de traitement des données;
    • des prestataires de services infonuagiques;
    • des avocats et des enquêteurs.
    Seuls les Renseignements personnels qui sont nécessaires à la prestation des services faisant l’objet du contrat avec eux sont fournis aux sociétés affiliées ou aux tiers. Nous ne les autorisons pas à utiliser ou à communiquer vos Renseignements personnels à d’autres fins. Ces entreprises sont assujetties par contrat avec nous à respecter des normes de confidentialité et de sécurité à l’égard de vos Renseignements personnels comme les normes auxquelles nous adhérons.
  • Vente ou réorganisation des activités.
    Le cas échéant, nous pourrions vendre ou réorganiser des parties de nos activités. Les Renseignements personnels qui sont associés à toute partie de l’entreprise qui est vendue ou réorganisée seront examinés dans le cadre d’un processus de diligence raisonnable et à l’issue de la vente ou de la réorganisation, et seront transférés au nouveau propriétaire.
  • Transferts à l’extérieur du Canada.
    Étant donné la nature mondiale du traitement des renseignements, les organisations auxquelles nous communiquons des Renseignements personnels sont parfois situées à l’extérieur du Canada et, par conséquent, tout ou partie de vos Renseignements personnels pourraient être transférés à l’extérieur du pays. Il est possible que les tiers auxquels nous transférons vos Renseignements personnels soient situés dans des territoires qui n’ont pas de législation offrant le même niveau de protection que celui qui est offert dans votre territoire. Toutefois, quelle que soit la localisation du tiers, nous mettrons en place des mesures pour protéger vos Renseignements personnels, y compris des ententes qui obligent les tiers à respecter des normes de confidentialité et de sécurité à l’égard de vos Renseignements personnels qui sont semblables aux normes auxquelles nous adhérons.

Nos périodes de conservation des Renseignements personnels sont fondées sur nos besoins commerciaux et les exigences légales. Nous conservons les Renseignements personnels aussi longtemps que nécessaires pour la ou les fins de traitement pour lesquelles nous les avons recueillis et toute autre fin connexe permise. Par exemple, nous pouvons conserver certains détails de la transaction et de la correspondance jusqu’à l’expiration du délai des réclamations découlant de la transaction ou pour nous conformer aux exigences réglementaires concernant la conservation de ces renseignements. Lorsque les Renseignements personnels ne sont plus nécessaires, nous les rendons anonymes ou les détruisons.

6. Exactitude

Nous nous engageons à ce que vos Renseignements personnels soient exacts, exhaustifs et à jour. Si vous découvrez des inexactitudes dans nos dossiers ou que vos Renseignements personnels changent, veuillez nous joindre afin que nous puissions apporter les changements nécessaires, car des Renseignements personnels incorrects ou dépassés peuvent avoir un impact négatif sur la façon dont nous communiquons avec vous ou vous fournissons nos produits. Lorsque nous estimons que cela est approprié, nous préviendrons les tiers des changements apportés à vos Renseignements personnels qui ont été partagés avec eux.

7. Mesures de sécurité

Nous utilisons une série de mesures de sécurité pour protéger vos Renseignements personnels. Nous avons conclu des ententes et mis en place des contrôles avec des prestataires de services tiers qui leur imposent de protéger les Renseignements personnels que nous leur fournissons et utiliser les Renseignements personnels uniquement pour fournir le service que nous leur avons demandé d’exécuter. Nous avons mis en place des contrôles physiques et technologiques pour protéger vos Renseignements personnels qui sont raisonnables compte tenu de leur caractère sensible et nous formons nos employés à l’égard de l’importance de la protection de vos Renseignements personnels.

Nous pouvons créer des liens vers d’autres sites tiers qui auront leurs propres politiques de protection de la vie privée et leurs propres pratiques à l’égard des renseignements sur les clients. Si vous cliquez sur l’un de ces sites tiers, veuillez vous assurer de lire leur politique de protection de la vie privée, car nous ne sommes pas responsables du contenu ou des pratiques des propriétaires ou des exploitants des autres sites.

8. Transparence

De temps à autre, nous pouvons apporter des modifications à la présente politique de protection de la vie privée. Lorsque nous disposons de votre adresse électronique, nous pouvons vous envoyer un courriel si les changements sont importants. Autrement, nous ne le ferons pas. Nous vous recommandons aussi de vérifier la politique de protection de la vie privée de temps à autre. La présente politique de protection de la vie privée à l’adresse www.wawanesa.com/canada/privacy est toujours la version la plus récente.

Veuillez nous joindre si vous avez des questions à l’égard de notre politique de protection de la vie privée auxquelles vous souhaitez que nous répondions.

9. Accès

Si vous souhaitez examiner, accéder ou vérifier les Renseignements personnels que nous détenons à votre sujet ou si vous souhaitez savoir à qui nous les avons divulgués, vous devez nous faire parvenir une demande écrite. Nous aurons besoin de renseignements précis de votre part pour nous permettre de rechercher et de vous fournir les Renseignements personnels que nous détenons. Si nous ne sommes pas en mesure de fournir certains des Renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, nous vous indiquerons pourquoi. Pour demander l’examen ou la vérification de vos Renseignements personnels, veuillez nous joindre.

10. Contestation de la conformité

Notre responsable de la protection de la vie privée surveille la conformité de Wawanesa avec la présente politique de protection de la vie privée et la législation et la réglementation applicables régissant la collecte, l’utilisation et la communication des Renseignements personnels. Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant la présente politique de protection de la vie privée, nos pratiques en matière de protection de la vie privée ou le traitement de vos Renseignements personnels, veuillez nous en informer. Si vous avez des préoccupations sur la façon dont Wawanesa ou un employé, un entrepreneur ou un mandataire de Wawanesa traite vos Renseignements personnels, vous pouvez nous joindre. Wawanesa examine et répond à toutes les demandes de ses clients concernant le traitement des Renseignements personnels. Si vous n’êtes pas satisfait de la réponse de Wawanesa à l’égard de votre demande, vous pouvez communiquer avec le commissaire à la protection de la vie privéeconcerné.

Nous joindre

Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant la présente politique de protection de la vie privée, nos pratiques en matière de protection de la vie privée ou le traitement de vos Renseignements personnels, veuillez nous en informer.

Il vous est loisible de communiquer avec nous comme suit:

Par courriel : privacy@wawanesa.com
Par écrit :
À l’attention du responsable de la protection de la vie privée
La Compagnie d’Assurance-vie Wawanesa
191 Broadway, Winnipeg (Manitoba) R3C 3P1

Commissaires à la protection de la vie privée

Si vos Renseignements personnels ont été recueillis, utilisés ou divulgués par Wawanesa :

Politique relative aux témoins

Les « Témoins » sont des ensembles de données qui sont transmis entre un serveur et un navigateur Web pour faciliter l’utilisation du site Web par le visiteur et pour nous aider à mieux comprendre comment un visiteur de notre site Web l’utilise. Différents types de Témoins sont utilisés pour différentes activités. Les Témoins que nous utilisons sont les suivants :

Les Témoins de session permettent au site Web que vous visitez de suivre vos déplacements de page en page afin que l’on ne vous demande pas les mêmes renseignements que ceux que vous avez déjà fournis au site. Les Témoins de session vous permettent de parcourir rapidement et facilement de nombreuses pages d’un site sans qu’il soit nécessaire d’authentifier et de reprogrammer votre droit d’accès dans chaque nouvelle zone que vous visitez. Ils ne sont pas enregistrés sur le disque dur et sont donc supprimés dès que vous vous déconnectez d’un site Web ou que vous fermez votre navigateur. Ces Témoins ne recueillent pas de renseignements sur vous qui pourraient être utilisés à des fins de marketing ou pour se rappeler où vous avez été sur Internet.

Les Témoins persistants aident le site Web à se souvenir de vos renseignements et de vos paramètres lorsque vous le visiterez dans le futur et nous aident à vous offrir une expérience plus personnalisée lorsque vous utilisez notre site Web en analysant les produits et services que vous avez utilisés. Les Témoins persistants sont stockés sur votre ordinateur.

Les Témoins Flash sont utilisés pour améliorer votre expérience du site Web en identifiant les comportements en ligne et en personnalisant les publicités que vous voyez pour qu’elles reflètent votre expérience de navigation.

Les Témoins sont une technologie couramment utilisée et de nombreux navigateurs Web acceptent automatiquement les Témoins par défaut. Si vous ne souhaitez plus recevoir de Témoins, veuillez consulter l’aide en ligne de votre navigateur pour obtenir des instructions et des renseignements supplémentaires sur le réglage des paramètres des Témoins. Si vous n’acceptez pas les Témoins, vous pouvez continuer à naviguer sur notre site Web; toutefois, vous devez être conscient que certaines fonctionnalités de notre site peuvent ne pas fonctionner correctement sans Témoins.